Sedan januari 2019 har Jobzone hjälpt Stockholm Live att bemanna Avicii Arena, Annexet, Tele2 Arena, Hovet och Friends Arena.
För Stockholm Live var det viktigt att samarbeta med ett bolag som hade rätt värderingar och kapacitet nog att hantera ett omfattande uppdrag eftersom deras olika arenor vanligtvis gästas av cirka tre miljoner människor per år.
Jobzone insåg tidigt att den befintliga arenapoolen behövde fyllas på och inledde uppdraget med att rekrytera evenemangspersonal till alla möjliga positioner. Främst evenemangsvärdar men även brandvakter, trafikvärdar, kassapersonal, teamledare mm.
Vi har rekryterat en bra mix av medarbetare som kompletterar varandra med sina olika bakgrunder – allt från ungdomar som vill jobba vid sidan av studierna till pensionärer. Alla förenas i viljan att ge gästerna en unik upplevelse på arenorna”, berättar Anneli de Soto, affärsområdeschef event och service.
Rätt person på rätt plats
Bakom varje evenemang finns ett stort maskineri. Dels rent administrativt bakom kulisserna, dels fysiskt på plats. Samtliga evenemangsvärdar behöver sätta service och säkerhet i fokus. Skulle något hända måste de direkt kunna växla om och vidta säkerhetsåtgärder. För att lyckas ta hand om alla tusentals gäster samtidigt är det otroligt viktigt att ha rätt person på rätt plats – och likaså krävs god kommunikation.
– Allt handlar om att hålla en hög servicenivå. Vi har i princip daglig kontakt med Stockholm Live och avstämningar efter evenemangen för att tala om vad som fungerat bra och vad som kan göras bättre. Den regelbundna och transparenta dialogen har varit viktig för samarbetet. Vi ger varandra rätt förutsättningar för att kunna leverera”, förklararar Anneli och tillägger:
– Jag och mina kollegor är också noga med att höra av oss till våra evenemangsvärdar för att visa att vi bryr oss. Om någonting hänt följer vi upp det direkt, likväl som vi berömmer dem när vi får positiv feedback.”
Nystart efter pandemin
Mycket har hänt längs vägen. När pandemin bröt ut tvingades arrangörerna ställa in sina evenemang och Stockholm Live fick arbeta kreativt med andra projekt tills restriktionerna sakta men säkert lättade.
Det har krävts ett jättejobb för att få allt att fungera. Vi behövde ta hänsyn till olika restriktioner samtidigt som det var många sjukdomsfall och vi var tvungna att fylla på vår arenapool igen”, berättar Anneli.
Jobzones nya satsning på virtuella arbetsintervjuer har varit till god hjälp i sammanhanget. I början av rekryteringsprocessen blir kandidaterna numera intervjuade av en ‘chatbot’ som ställer frågor om tidigare erfarenheter, servicetänk och tillgänglighet.
– Det har sparat oss massor av tid i detta uppdrag eftersom vi behövt rekrytera en så pass stor volym eventpersonal. När vi har våra fysiska rekryteringsträffar i ett senare skede är vi ofta klara mycket snabbare eftersom vi redan har information om varje kandidat. Vi har också fått positiv feedback från kandidaterna som tycker att AI-intervjun känns både modern och professionell.”
Idag är evenemangen i rullning igen och en sak är säker; Jobzone, Stockholm Live, all eventpersonal och inte minst gästerna trivs som bäst på de glädjefyllda arenorna.