På senare år har digital kommunikation via sms, e-post, sociala medier och videomöten varit ett primärt kontaktmedel för många. Men en hel del företag använder telefonsamtal för att effektivt kommunicera med kandidater, kunder och klienter. Vårt sätt att svara i telefon har därför en stor betydelse då det kan avgöra hur vi uppfattas av en potentiell arbetsgivare och vår förmåga att göra ett gott intryck.
Nedan går vi igenom vad som är viktigt att tänka på när du pratar i telefon och vad du bör undvika. Du får även konkreta tips på hur du du kan uttrycka dig i olika situationer för att ge ett mer professionellt intryck.
Tänk på det här när du svarar i telefonen
- Att presentera sig är minst lika viktigt när du svarar i telefonen som när du ringer upp någon annan. Gör det till en vana att svara med ditt namn, oavsett vem som ringer. Om du dessutom vet med dig att du sökt jobb blir det ännu viktigare att svara trevligt och göra ett professionellt intryck då det kan vara arbetsgivaren som ringer.
- Om du blir uppringd på arbetstelefonen bör du på ett professionellt sätt presentera ditt namn följt av arbetsplatsens namn.
- Om du behöver några sekunder innan du kan prata med personen som ringer, går det alltid bra att säga “Ett ögonblick”, eller “Kan jag ringa upp dig om fem minuter?
- På de allra flesta telefonerna går det att ställa in ett autosvar som du kan skicka som sms när du inte kan svara. Skriv till exempel: “Hej! Jag är lite upptagen just nu. Kan jag ringa upp lite senare? Med vänlig hälsning”
- Om den som ringer upp inte presenterar sig kan du fråga “Vem är det jag pratar med?” eller att säga “Jag uppfattade aldrig ditt namn.”
Att undvika när du svarar i telefon
- Undvik att svara “Vem är det?” när uppringaren har ett okänt nummer eller ett nummer du inte känner igen. Det låter bryskt och ger inte sällan ett otrevligt intryck.
- En del har en dålig vana av att svara i telefon i farten när de är stressade med ett “Ja?” eller “Hallå?” för att man tror att det är en familjemedlem eller en kompis som ringer. Men personen på andra änden kan lika gärna vara din chef eller en potentiell arbetsgivare.
- Om ett viktigt samtal kommer olägligt är det är oftast bättre att svara “Kan jag ringa tillbaka om ett par minuter?” än att låta stressad och irriterad på rösten, då det ofta går att höra. Givetvis under förutsättning att du fullföljer löftet om att ringa tillbaka.
- Låt helst inte någon annan svara i din egen mobiltelefon, exempelvis dina barn eller din sambo. För den som ringer är det inte helt lätt att veta vart de har kommit eller att föra fram sitt budskap.
- Lägg helst inte på mitt i en mening. Försök istället avrunda samtalet, och se till att personen du pratar med fått prata klart. Om du har bråttom kan du förklara hur lång tid du har redan från början, genom att säga exempelvis: “Jag är på språng/behöver strax gå in i ett annat möte, hinner vi ta det på fem minuter?”. Erbjud annars att ni kan höras vid ett senare tillfälle.
- Om telefonen ringer mitt i ett samtal bör du inte be personen i luren att vänta för att du vill kolla vem som ringer. Risken är att personen i fråga upplever att den inte är prioriterad och att den som ringer är viktigare. Om du vet med dig att du väntar ett annat viktigt samtal kan du i början av samtalet meddela det, så att personen är beredd från början.
Glöm inte telefonsvararen
- Tänk på vad uppringaren möts av när du inte kan svara, det vill säga din telefonsvarare. Om din nuvarande telefonsvarare har några år på nacken och dessutom är lite skämtsam ger det inte ett särskilt bra intryck när chefen eller en potentiell arbetsgivare ringer.
- En bra tumregel för din telefonsvarare kan vara att presentera vem personen kommit till, förklara att du inte kan svara just nu, och att uppringaren gärna får lämna ett meddelande eller skicka ett sms. Om du vet med dig att du aldrig lyssnar igenom dina röstmeddelanden är det sistnämnda att föredra.
- Lova inget du inte kan hålla. Om du i din telefonsvarare uppmanar andra att lämna ett meddelande bör du också lyssna av dina meddelanden, av respekt till dem som följt din uppmaning. Utlovar du i svararen att ringa upp när du har möjlighet, bör du också försöka leva upp till det.
När du ringer upp någon annan
- Glöm inte att presentera dig själv ordentligt när du ringer upp, särskilt i professionella sammanhang. Att säga “Hej det är jag” fungerar sällan med vem som helst, om det inte är en person du känner väl och som känner igen dig på rösten.
- De flesta uppskattar att få frågan om det är ett bra tillfälle att prata. Om ni inte redan på förhand har bokat in tiden för samtalet kan det vara att inleda med att fråga om personen har tid att prata i några minuter. Om det är tidigt på morgonen, efter arbetstid eller framåt kvällen kan det också vara bra att ursäkta sig för att man stör.
Sammanfattningsvis
Vi är vanemänniskor. Att undvika att svara “Hallå” och ta för vana att istället presentera sig i telefon med namn, oavsett vem som ringer är en bra start. Då kommer du sannolikt att göra ett bättre intryck och undvika att låta oproffsig när det där viktiga samtalet kommer. Lycka till!
